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秘书职业的成长规则
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文秘职业生涯规划设计
作者：佚名 资料来源：网络 点击数： &&&
文秘职业生涯规划设计
文章来 源莲山课件 w ww.5 Y
1 文秘职业生涯规划设计一、背景与意义文秘是一种综合性极强，涉及领域甚广的职业，大到国家机关、事业单位，小到地方私营企业都少不了文秘工作。近几年专业毕业生数量也呈不断上升之势，并且对人才素质的需求越来越高，但是文秘专业毕业的学生专业知识不扎实；个人能力水平低，动手实践能力不强；综合素质不高，难以胜任机关、企业所招聘职位的需求。并且刚毕业的学生大多有浮躁，急功近利，想拿高工资，谋求高职位的不健康的就业心态，而不满意文秘的工作岗位。对自己的工作岗位没有清晰的规划，不知道该做什么，该怎么做。近年来，企业、机关对新近毕业的文秘专业毕业生的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等不尽满意，文秘专业的毕业生面临严峻的“就业寒冬”。文秘专业毕业的学生就业难，而企业难招聘到符合企业本身发展需要的文秘工作人。所以文秘专业的大学生应该要提高自己的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等方面的才能，树立先就业，再择业的正确就业心态，按部就班，一步一个脚印在激烈竞争的社会占有一席之地。二、内容文秘工作是围绕办文、办事、办会开展工作的。对文函，新闻稿撰写，有需要的文字的准备和起草工作，对文书、文件的办理处理，文书、文件的打印、制作、收发、传递，立卷及归档。从事文秘工作的人的终极目标是高级秘书，也就是通常所说的办公室主任或秘书长、其次是秘书、助理，最后是文员，文员是从事文秘工作的人的初次择业岗位。&文秘人员应该要有多元化才能，懂得一国甚至两国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。组织能力，文秘不仅一个职位，更是一个组织者，要为各种会议和活动作，并落实安排。同时，还需要应付一大堆的工作、表、文件和电子档案。沟通能力，文秘人员需要和老板、同事以及客户打交道，要善于协调企业内外部的关系。获取新知识的能力，文秘人员必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，需要跟上计算机应用的发展步伐。团队合作能力，文秘人员要参加到许多实际项目中去，要收集信息，要督促团队努力工作。作为文秘人员还应该在实际工作中不断吸取经验，学习更多的知识和技能。三、没有人一蹴而就，都需要自己一步一个脚印，文秘工作犹如是。一、初次择业岗位初级文秘--办公室文员、主管助理工作任务：拟写，收文、发文处理，文档管理，会议前筹备、会议中服务和会议后落实，办公室日常接待，办公室日常事务管理，办公用品与设备的使用和管理，办公环境管理。职业技能：1、拟写事项性通知、商洽函、传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信以及各类型的启事。2、对文书进行立卷归档；4、按要求发送会议通知，制作会议证件和指示标识，预定会议室，预定并确认会议住宿，确定最终参会人员；5、按要求接站，完成签到工作，引导与会人员就座；6、安排与会人员返程，清退会议文件资料，整理会议室；按要求签收、拆封、登记和分发文书；7、确定归档范围8、按外企的职业要求着装，接打电话，迎送来访者，招待来访者设计、填写接待记录与电话记录表；9、安排会议室，安排用车，处理邮件；10、发放办公用品，使用打印机打印文档，使用传真机收、发文件并对结果进行确认，使用复印机复印文件，碎纸机销毁文件；11、维护接待室、会议室等相关公共区域的环境，维护上司的办公室环境及本人的办公环境 要有良好的组织、沟通能力，流利的英语听说读写能力，熟练的计算机操作技巧，行为举止大方、谈吐文雅、文明礼貌是文秘人员要具有的基本素质。作为文秘专业的毕业生，在大学课堂上听说读写的专业训练和实际操作必须懂得以外，还要做到以下几点：1、取得CET4、6级证书，作为文秘专业的学生不仅要掌握文秘专业的技能还要在此基础要学习英语。因为随着国际化，机关企业少不了与国际接轨，懂得英语，会应用英语成为文秘专业的一项技能要求，会英语、懂英语、会用英语，取得CET4、6级证书会成为文员的闪光点。2、取得计算机办公软件中级证书；2、多阅读，作为文员怎样才能增加自己听说读写的能力，那无疑就是让自己多阅读，多看书，并且多看的书，这对文员的工作很有帮助。3、熟悉地图和交通，作为文员会经常有需要的采买、预定、接送，熟悉路线和交通会很有用处。4、多参加机关企业组织的各种活动，让自己在实践中学习到为人处世的知识和经验。5、与周围同事搞好关系，会让工作事半功倍。二、再次择业岗位中级文秘--经理助理、秘书工作任务：商务文书拟写、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常事务管理、办公环境管理、商务活动实施、信息管理。职业技能：1、拟写会议纪要、意见、、可行性研究；2、制订档案管理制度，选择档案管理模式；3、拟订会议策划方案，审核会议的筹备方案，组织与培训会议工作人员；4、主持会议，督查会议决议的落实；5、管理团队，陪同协助上司工作，拟订调研方案并组织实施；6、实施并监管组织的安全运营，评估办公环境管理状况7、安排参观活动、签字仪式、典礼仪式、展览活动、商务谈判、招商活动；8、利用信息辅助决策，制订信息工作制度。中级秘书，作为机关企业的助手，只有单单的专业技能是不能胜任的，在这个阶段也恰恰是作为文秘人员的发张阶段。知识，以及各方素养也应该增长。作为中级秘书是为上级分担工作的，除了秘书必须具备的听说读写能力外还要学习和增长一下几方面的知识和能力：1、应变能力的提升，作为中级秘书，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定机动性和灵活性。& 2、了解和学习人力资源知识，对人力资源知识进行学习，会成为让你在秘书的发展过程中有很大帮助。 3、提升中英文口语、阅读和能力，每天读记单词，朗读文章，多写作，多看书，会保持这项能力，而这项能力的保持和提升，会让你在秘书这条路上走得更加顺畅。 4、提高组织、协调、沟通、能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力，判断与决策能力，以及计划和执行能力，多参加公共活动，多与人交流，提高这些能力。5、学习公共管理的知识或者人力资源的知识等。6、了解和学习金融、经济方面的知识，会让以后的路走得更加顺畅。 三、终极目标岗位高级文秘--办公室主任、企业总裁秘书工作任务：商务文书拟写、收文、发文处理、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常接待、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、办公环境管理、信息管理 。职业技能：1、拟写通告、通报、决定、请批、批答函、、，制定计划；2、审核文书，拟办文书，承办文书，催办、注办文书；3、提供并利用档案，编写档案参考，管理电子档案；4、拟订各种会议的筹备方案，督查会务的筹备情况，审核会议文件，与上司沟通会议的有关事宜，拟订会议的应急方案；5、提示会议按计划进行，监督会议经费的使用，处理会中突发事件6、对会议进行，评估会议工作7、安排涉外礼宾次序，涉外迎送仪式，涉外会见会谈和拜访，涉外宴请，选择馈赠礼品；8、提出改进办公流程的建议，处理突发事件的预防及应对措施，督促检查各项事务的完成情况，制定工作计划，确定承办期限，进行工作评估9、制定办公用品和办公设备的采购程序，提出采购办公用品和办公设备的预算方案，调配办公资源；10、选择办公模式，提出办公室布局方案；11、加工、编写信息材料，提供并利用信息，反馈信息高级秘书是管理者、是参谋者、是要支持上司工作的下级，要有从事文秘工作4-5年的工作经历，要拥有沟通能力，执行力，公关能力，应变能力，判断力，创新力，领导力，决策力等一般能力，和初级、中级秘书的各类技能和学识以外，还要学习和拥有以下几点：1、学习和取得工商管理、、行政管理、企业管理或者行政管专业的知识和本科毕业证，这要成分利用个人的剩余时间进行学习和。2、学习法律相关的知识，例如法律与金融有关方面的知识3、熟悉和了解行业的相关信息；经常阅读期刊，周刊和报纸；4、熟练的使用一门外语；
总结没有人天生就是做某个行业的天才，也不是人人都从事同一行业。在提高理论知识和动手能力，完善自我，升华自我的过程中，随着社会的日益进步，不断汲取知识，才确定自己要做的职业。从事文秘的人员须不断调整自身结构，以适应社会的变化和发展，只有当自己心理素质日益成熟、完善，有德、有才、有识时，才能成为一名优秀的文秘人员。
四、参考文献[1]欧阳周、陶琪.现代秘书学[J].中南大学出版社,2000 .[2]赵明剑.秘书理论与实务[J].国防工业出版，2008 .[3]杨树森.秘书学概论教程[J].安徽大学出版社，2008 .[4]何宝梅.秘书学基础理论探究[J].浙江大学出版社，2009 .[5]陆瑜芳.秘书学概论[J].上海大学出版社，2007 .
五、教师评语
该生在设计期间积极与老师联系沟通，认真了解设计要求并按时按量完成各项设计任务。选题具有社会价值及实践意义，设计方案合理，格式规范，准予通过。文章来 源莲山课件 w ww.5 Y
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? ? ? ? ? ? ? ? ? ?我刚刚才做办公室文秘不久,谁有经验啊,教教我如何应对各个领导交办的任务,如果事太多,来不及完成应当怎么办?
准备好一个记录本，可以放口袋的那种，把随时的任务和工作记录下来，只要有空就看一下。同时将每天的日常定量工作按照时间顺序写好，放在第1页，随时提醒自己的工作。
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办公室文秘有很多种情况，不过像你这种情况，首先要了解公司的领导阶层的形式，要及时学会本公司领导的日常安排/会议记录/文档管理/处理好办公室日常事务等.最主要的是要学会和领导沟通；大家包括领导知道你是新来的，你可以犯错，但是你自己必须要认真对待每一件事；不管是领带提出来的还是你旁边的同事甚至是下属不相干的人都要认真看待；这对于新来公司的人员来说非常重要，因为你不了解熟悉这个公司；等你混熟了什么事情都好办啦；
做好文秘工作应处理好三种关系　　文秘工作是办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体。作为枢纽机构，办公室的服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，与文秘工作能否奋发有为关系极大。做好新形势下的办公室文秘工作，必须强化与时俱进理念，把握行业工作特点，学会处理好三种关系：　　一是“学”与“研”的关系。学习是文秘人员的第一要务。文秘工作者应当把学习和研究摆在工作的首要位置。一方面，要加强对写作和业务知识的学习和掌握，准确把握和全面理解新时期行业工作的动向和指导实践理论的发展，尤其是国家局关于推进行业改革的措施和言论要保持高度的敏锐性并高度关注和掌握，只有坚持不懈、日积月累，才能循序渐进、厚积薄发。另一方面，文秘人员应利用参与会议、调研、考察等活动的机会了解和吸纳来自各方的知识和信息，做到广闻博览、广泛涉猎，促使自己具备广阔的眼界和知识面，并注意收集素材，努力做到学以致用。　　二是“承”与“创”的关系。文秘工作人员首先应当在秉承传统的基础上精通各项业务，扎实而有效地完成工作任务。在思想上与时俱进，在工作中大胆探索，努力做到继承与创新的和谐统一。坚持文字起草上“出新”。大到工作报告，小到会议通知，都应加强行文的思想创新、体裁创新和内容创新，力争让人感觉耳目一新；坚持工作方式上“求新”。对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考，对具体的事务要善于出新点子、新办法，特别善于灵活运用现代化办公手段，不断提高办事效率；坚持在服务领域上“拓新”。要努力克服文秘服务的被动局面，发挥主动能动性，积极拓展服务领域，力求先人一步、快人一拍、高人一筹，为单位领导干部提供高质量的服务。　　三是“助”与“换”的关系。贯彻领导意图是文秘人员工作的基本准则。作为文秘人员，应当努力适应领导要求，在当好参谋助手上下功夫。工作中，既要能够准确处理公文，认真办理事务，又要能够围绕中心工作，及时调查研究和搜集信息，为领导决策提供参考；既要能够从小处着手当好领导的“手脚”和“耳目”，又要能够从大处着眼当好领导的“外脑”和“智囊”。但服务领导也要学会换位思考，这样才能“参”到点子上，“助”到关键处，力求经常性地站在领导的角度思考问题、处理问题、解决问题，要细心及时捕捉领导的思维亮点，对具体问题的思考要努力接近领导的思路，力争思想上与领导接轨，才能扮演好领导满意的角色。作为文秘或者总经理助理，我们必须要做到想老总之所想，急老总之所急；作为文秘，我们是老总的喉舌，要说他之想说，避开他之不想说的话题。要顺利完成我们的职位所赋予的工作，我们大概要在以下几个方面狠下工夫：　　1、力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守。助理或文秘要很感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。这样才能争取主动，提高效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领导在想什么，老总在想什么，做到胸中有数，超前思维。但是，思维敏捷必须注意不要聪明过头，否则便会聪明反被聪明误。准确领会老总意图，决不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。我们要忠诚老实，如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好老总而随便夸大或缩小。　　2、不折不扣按老总指示办事，同时富有主见。文秘（助理）与老总的上下关系，决定了处于被领导地位的文秘（助理）必须听从老总指挥，忠实地按老总指示行事，把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内，不得自行其是。老总的指示具有严肃性和权威性，我们必须不折不扣地忠实执行，要围绕他的活动，积极开展工作，下大力气帮助老总抓出成效来。我们要学会从被动中求主动，要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征，便主动配合，形成工作上的默契一致。但是，严格按老总指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时，我们还必须出以公心，予以提醒或建议，切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。　　3、勤勤恳恳、吃苦耐劳，能忍受怨言、经得起委屈和挫折。我们的工作是非常辛苦的，可能没有节假日，可能不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。我们担负的任务很重，常年累月辛勤工作，兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获“，这是相当难能可贵的。但是，作为文秘，仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。我们要有强烈的事业心，要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤。别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的地方我们要考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。　　4、兢兢业业做好服务工作，不给领导帮倒忙。我们要从各方面做好对老总的服务工作，比如要围绕有关工作的关键环节和中心任务，高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，研究带有普遍性、倾向性的问题，为老总决策和进行管理提供优质服务。要善于行使老总赋予的职权去完成老总交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调等，保证其指示的贯彻执行。还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。但是，对老总服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及“，服务不周到要影响老总工作，做过了头则会影响老总的形象。我们可以参照以下原则：一是要按规定办事。二是要多作请示汇报。遇到规定不明确或自己吃不准的事，应及时向老总汇报，请作定夺，切勿自作主张。不经老总授权，不可私用老总名义办事或回答问题。三是要严格要求自己。我们不是权利部门，但接近权利渠道，如不严格要求自己就会损害老总的形象。　　5、既可参与决策、组织协调等重要工作，也能细致扎实地干好每一件具体琐事。从某种意义上讲，总经理办公室是“不管部“，上自领导决策，下到衣食住行，找不到主的难办事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必须文武兼备、粗细结合，大事要干得了，小事也要能干。古人说“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂“。我们要取二者之长，做到“大事不糊涂，小事能谨慎“，无论大事小事，确保办一件成一件。要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。在组织协调方面，我们不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调，还要搞好上下左右以及领导班子成员之间人际关系的协调，这是做好工作的重要基础。因此，我们要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接。在琐碎的具体小事方面，要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。这些小事一丝不苟地做好了，可以从一个侧面反映我们兢兢业业的严谨作风，给人以好印象。
文秘，顾名思义就是文字秘书，与行政秘书，文档管理是有区别的。也有的单位把其他的职责也列入文秘岗位，这是特例。做好这项工作，首先要弄清职责范围，这是与最直接同事处好关系的基础，也是完成直接上级任务的前提条件，否则，耕了别人的地，荒了自己的田，出力不讨好。再者，要利用参加会议、个别交流等机会，了解把握领导对文字工作的习惯，要争取你提供的资料尽量能满足领导的胃口，若有能力，偶尔也可以来点让领导感悟你素质的东西。三是要高效，在最短的时间准确无误的内提供领导安排的文稿。做好这三点很重要，而且有一定难度。因此要注意学习，注意与同事们沟通，向领导学习领导艺术和管理技巧，尽快提高自己，最忌讳孤芳自赏，把自己与外界封闭起来，只有这样你才会言之有物，避免空洞。再就是注意积累素材，对领导分管的工作范围，尽可能了解有关的数据和管理要求，这样可以避免跑题。当然上述只列出了最关键的要求，其他的你可以买本文秘或者办公室方面的书籍看一下，借鉴前人的经验。文秘——综合事务秘书，差别千万里，哈，要命！在这里出错没事，工作中这样的错出的多了，可真的有麻烦了。。。。。。
作为领导的文秘,首先要处理好办公室日常事务,如卫生/管理文档/领导的日常安排及提醒/会议记录等.对于来不及完成的工作要及时反馈,说明原因.但要提醒你,领导安排你的工作一般都有他的道理,也可能是他想看一下你的工作能力和态度,如果经常完不成安排的工作,他就会认为你不符合这个岗位的要求.结果就可想而知了.所以尽量要想办法去完成,而且最好不要找借口,作为一个新人,领导可以容忍你没有经验,但决不会容忍你懒惰.切记!
以下资料，供你参考：办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、...
1、秘书的工作职责比较杂，简单说日常工作包括内勤工作、文件处理、档案管理、来人来电接待等。\r\n2、秘书是你上司的秘书，也就是你上司的日常工作助手，最重要的职...
什么是文秘？？文秘是从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。本专业培养基础扎实、知识面宽、能力强、素质高、具有创新精...
文秘的工作是非常庞杂的。具体来说包括：在召开会议前与部门经理沟通会议讨论事项，准备会议记录；掌控开支付、还；与所有部门保持联系沟通；接听部分电话，安排会面与上海...
答: 昨天加班，今晚还在加班，现在脚腕肿了一大粒，有没有事啊？
答: 家庭因为孩子一落地首先见到的是爸爸妈妈，首先学会说的第一句话是爸爸（或妈妈），而且自小孩开始上学直到他踏上社会 其实在家中的时间是最长的，所以对学生影响最大的是...
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