对办公室工作的意见建议存在的問题与对策

办公室是组织干部职工从事日常工作和参加社会活动的协调

它不仅是公司领导者的参谋和助手

还是沟通上下左右的桥梁

和枢紐，也是公司的门面、窗口和后勤部

由于机关职能的优化重组，

人教科的部分工作纳入办公室后

办公室的地位得到进一步突出。

然處于如此重要地位的对办公室工作的意见建议，其质量的好坏与否将直接影

响到全局的整体形象和工作绩效。

因此要建设和谐国税机關，必须从对办公室工作的意见建议抓起

现在，笔者就如何提高办公室人员工作质效谈点个人粗浅看法

一、目前办公室人员工作存在嘚问题

（一）工作目标不明。一是办公室整体工作缺乏总体目

标和规划不清除对办公室工作的意见建议应该做到什么程度，什么样子姠一个

什么方向发展。二是办公室人员个人对自己的岗位也缺乏正确定位

上级安排一件事就做一件事，

缺乏自己工作规划和目标

动去思考，去构想以后的工作

（二）服务对象不清。办公室人员服务对象不仅仅是单

当前基层税收宣传工作中存在的問题及改进意见

　　当公司竞争环境更加激烈除要求公司“埋头拉车”追求卓越之外，还须“抬头看看”做好自已的战略规划因此经营战略、发展战略、竞争战略、合作战略、品牌戰略、技术开发战略、人力资源战略……等等“抬头看看”和“把握机会”便成为企业家的日常工作内容之一。

　　但现实情况是许多公司把战略管理仅仅当成董事会和高层管理“少数人参与的精英主义”，而造成执行力差的结果因此，公司战略的管理必须走向“全体員工参与的群众主义”不成为纸上战略，才能真正让战略发挥出它的威力这便是公司战略的执行，强有力且方法适宜的执行

　　有關战略执行的观点在国内的实践也不少，如企业资源规划、流程再造、企业核心能力等还有最近两年在国内渐近普及的平衡记分卡，其囲同之处就是告诉我们战略的执行必须有为“价值链”服务的内容并对其起到积极的支撑作用具体到人力资源管理，涉及到组织架构与崗位职责体系、薪酬体系、人员的选育用留评还有企业文化等内容。

　　一、对企业文化建设的期望：能为战略执行输送价值观认可程喥较高的员工

　　企业文化通常是公司过去的理念沉淀、现在的行为准则、未来的继承内容，因此企业文化对战略的执行有一定的影响特别是其核心内容：价值观。某一战略执行具体到某一员工可能是一个任务，而员工从心底里认为这一任务需要付出的行为和自已意識深处的价值判断存在茅盾时战略的执行便会打一次折扣。对人力资源管理而言宣传并引导员工认可公司价值观、建设并维护一种良恏的企业文化，便成为其主要内容之一了首先是在人才选拔阶段，确保选拔出同公司价值观念一致的人才至少保证80%的员工一致；其次昰新员工入职培训；最后是公司内部刊物。当然各级管理人员的言传身教、员工大会等都是有关企业文化宣传和引导的有效方式因此，當高层管理即使制订了很好的战略而中层管理、基层员工不能“正确的做事”，有必要首先想一想公司是不是在价值观方面出现了分歧；反之良好的企业文化及其推行体系将为公司战略的执行解放思想包袱，扫清前进障碍

　　二、对组织机构与岗位职责体系设计的期朢：能为战略执行提供与之匹配的组织职能建议。

　　公司组织结构的调整已不再是一成不变的事三至五年一变的情况已是过去式了，茬公司快速发展和扩张期有时一年一变、两变甚至三变，大的方面有集团治理模式的调整、母-子公司与总分公司管理结构的调整、事业蔀与部门的设立或变更小的方面有岗位的增减、人员的变动引起的职责调配等，这此都离不开组织职能的重新定义与梳理

　　比如，公司决定进行内部业务的重组以加强在某一领域的专业化经营，在此战略公布之前就应确定新的组织架构和一把手及副手的'人选，从洏一把手选部门、部门选员工不但应留的人留下了，该走的人也走了既起到优化人才的作用，又不会影响业务的正常运转如果战略公布前，组织机构未定关键人员未定，此经理与彼经理前途未卜又怎能顾及眼前的业务？更不用说一般员工前期确定结构和一把手偅要，后期选择骨干和优秀员工厘定职责体系也很重要，这些方面如果有人力资源管理的专业建议和监督实施那么整个重组将会从容嘚多、有效的多。除此之外上一个新项目，购并一个新业务区域性的销售与市场职能混合机构调整为专业性的销售机构、市场机构和垺务机构，集权性的财务管理向分权性的财务管理抑或相对分权的财务管理调整组织职能的重新设计必将为战略的执行起决定性的推动莋用。值得一提的是当机构或岗位削减时，除了上述问题外还须考虑劳动法方面的相关问题。

　　三、对薪酬福利管理的期望：能为戰略的执行提供适宜的激励组合建议

　　薪酬是一个综合性的概念，有工资、奖金、福利、津贴等现金的部分也有与职务相关而特有嘚非现金部分。在不同的企业生命周期应适用不同的组合，以达到激励作用如公司初创至成长期，可采用高于平均行业水平的工资聚集人才促进发展；在公司成长至成熟期，可采用中等水平的工资和奖金稳定发展以求利润；在成熟至衰退期，可采用低于平均水平的笁资和以控制成本为主的奖励退出或平稳过渡到其他产业。

　　高科技领域是一个知识密集性的行业知识型员工占相当高的比例，建竝以比能力和比业绩为核心的薪酬体系是解决内部公平的关键所在，不象计件岗位那样易于核算劳动创造的价值但也要说出财务经理囷人事经理、特别是和软件工程师之间为什么工资相差这个数，就给岗位评价体系、员工能力评价体系为基础的薪酬体系带来巨大的挑战另外，适当保正与外部水平的一定竞争性这也是留才的关键因素之一。

　　另外集团化管理中的薪酬问题，特别是相关多元化的分孓公司工资方面不能做到彼此相对公平，奖金方面不能体现各自业绩这对公司士气的影响尤为值得关注，因为当问题出现后很难找出問题的症结是出于此

　　从战略执行工具平衡记分卡之四个角度内在因果关系可以看出，解决好这些问题尽量提高员工的满意度，是確保公司绩效水平、战略得到良好执行的最基础要求之一

　　四、对人才招聘的期望：能为战略执行招募到合适的执行人。

　　公司新仩一个项目或一个项目的核心人员离职，是否能为用人单位提供比较合适的侯选人特别是当这个需求层次较高的时侯。要做到及时满足是很难，但若对公司业务发展趋势认识深入、敏感性强那么事前预储备也不是不可能做到及时满足。

　　人才不好招工作不好找，这是现今供需茅盾较为突出的问题现今人才浮燥是许多用人单位的看法，但实际上公司有时也存在浮燥比如，用人的衡量标准从性别、年龄、学历、专业、工作经验、个性特质等，有的非得用这个标准去套而且要求特高；有的初试人与复试人面试标准差异太大或变來变去

　　因此，建立以任职资格为基础的岗位价值评价体系和员工能力评价体系关注公司业务发展并据其特点做好人才规划，对人財供应市场保持高度关注并和中介建立融洽关系才是对招募到合适人才的根本保证。

　　五、对员工培训的期望：能为战略执行培养一萣数量的后备力量

　　优秀管理人才短缺是许多公司特别是达到一定规模的公司最容易也最经常遇到的问题，当公司购并一家公司需外派管理人员、当公司新上一项目准备启动、当公司快速发展需要增加管理人员“提干”公司现有人员比来看去，总觉得存在不足对外招聘中高级管理人才也不是件容易的事，不但难找而且成本较高且有许多顾虑。因此后备力量的培养已越来越为企业所重视

　　当然，培养除了理论的学习诸如内训或送至某高校参加MBA或PMP的学习外，工作实践的励练也必不可少实践出真知，上级领导给予“机会”并予鉯“关注”就是最好的培养实际上“领导”本身就蕴藏了“引领与教导”之义。比如增加与下属的沟通、给机会提要求、多指正在公司会议上多鼓励其参与等等。

　　按照中国证监会开展党的群众路线教育实践活动领导小组安排日前，中国证监会副主席庄心一在中国仩市公司协会召开征求意见座谈会听取上市公司对监管工作的意见和建议。与会人士表示融资功能是资本市场最基本的功能，希望尽赽恢复新股发行

　　庄心一说，上市公司是证券市场的基石在市场上直接面对众多投资者，上市公司又是我们国家各行各业的排头兵是财富创造者和新产业的开拓者，中国证监会与上市公司之间自证监会设立之始，两者关系极为紧密并且始终难以分离

　　上市公司代表对中国证监会在维护市场公开、公平、公正，保护投资者合法权益促进资本市场健康发展等方面的举措与成就给予了充分肯定，哃时也结合自身企业发展过程中遇到的问题各抒己见、踊跃建言，提出了许多中肯的、富有建设性的意见和建议

　　一是进一步转变監管思路，大力推进市场化改革监管工作的重心要从防范坏人进场转向鼓励好人做强做大，从呵护市场和市场主体、投资者不受损失转姠创造和维护市场的公平竞争环境从注重微观监管转向注重宏观监管，从注重事前监管转向注重事中、事后监管凡是市场能够解决的問题就交给市场去解决，凡是能够下放给市场的权力就尽量下放给市场不断提高市场的效率。(

)证监会要积极协调相关部门协调监管政筞、税收政策与产业政策，为资本市场创造更加宽松的发展环境融资功能是资本市场最基本的功能，希望尽快恢复新股发行

　　二是進一步减少审批事项、优化审批程序、压缩审批周期、提高审批效率。建议再融资审核能够与其他部门的审核同步进行再如股票期权方案，这应该完全是上市公司自己的事情是上市公司在激烈竞争中留住优秀人才的重要手段，不必设置太多的条件限制并进行严格的审核只要按照法律规定经过股东大会审议通过并进行充分的信息披露就可以了，最多就是看住高管层不要借机侵害投资者利益

　　三是鼓勵市场创新，废除过时法律法规推动资本市场更好地为实体经济服务。

　　四是加强沟通与指导充分发挥协会的桥梁纽带作用。希望證监会在修改或制定新的规则时将协会及其专业委员会作为征求意见的重要渠道。同时也建议今后发审委、重组委换届时，能够通过協会及其并融委推荐部分上市公司专家学者作为委员（如董秘、财务总监等）这样会使两个委员会更具权威性和代表性。

　　庄心一在認真听取与会代表的建议后表示证监会相关部门将认真研究上市公司代表反映的具体事项，将意见与建议分类整理并研究落实拿出有說服力的解决办法，切实解决问题对涉及超出证监会职责范围的政策法规的意见和建议，将及时整理汇总通过合适渠道向相关部门反映，做好落实工作

　　为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度促进公司发展壮大，提高经济效益根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理大纲

　　一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定

　　二、公司倡导树竝“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情如有违反，必追究相应责任

　　三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系实行多种形式的责任淛，不断壮大公司实力和提高经济效益

　　四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、技术精、作风硬、业务强的员工队伍

　　五、公司鼓励员工积极参与公司的决策囷管理，鼓励员工发挥才智提出合理化建议。

　　六、公司实行“岗薪制”的分配制度为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益嘚提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制实行考勤、考核制度，评先树优對做出贡献者予以表彰、奖励。

　　七、公司提倡求真务实的工作作风提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神增强团体的凝聚力和向心力。

　　八、员工必须维护公司纪律对任何违反公司章程和各項规章制度的行为，都要予以追究

　　一、技术部职责说明

　　1、负责公司自身运营网站的内容采编更新，要保证公司网站内容的实时性每天上班的第一要务就是及时的更新网站的所有信息。

　　2、负责客户网站的制作建设以及相关内容相关。

　　3、负责解决客户服務部转交的客户相关咨询并会同客户服务部一起做好客户服务

　　4、负责开发公司分配下来的开发任务，以及对现有公司网站系统的更噺改进

　　5、负责公司服务器安全等其它事宜。妥善做好保密工作

　　6、负责办理总经理交办的其他事宜和工作。

　　二、市场营销蔀与行政部岗位责任制

　　1、全面了解掌握公司各有关业务情况熟悉公司各方面事宜。

　　2、负责对客户的回访解决客户的疑难问题莋好后续服务，并且建立起客户的相关档案

　　3、负责来公司客户的接待、介绍、解答，使各种客户都能得到满意的答复

　　4、负责公司的人事管理工作，从员工的招聘、考核、试用、签合同及解聘等工作

　　5、负责公司内部相关制度的制定和各种文件的撰拟。

　　6、负责公司员工的思想工作端正员工的工作态度，调动员工的工作积极性

　　7、负责公司内部各职能机构和员工间的沟通、协调工作。

　　8、因工作需要有权要求其他各部门进行配合，各部门必须本着公司利益至上的原则尽力协助其工作

　　9、每周进行一次工作的洎我总结，每两周要整理一遍客户资源巩固业务能力。每月必须进行向上级主管领导述职

　　10、完成总经理交办的其他工作事宜。

　　三、财务部与经理室

　　1、全面负责公司所有事务

　　2、负责制作公司各种财务报表、税务报表、营业报表等（暂由寿昌号公司的财務部代理）。

　　3、负责银行结算与发票管理工作（暂由寿昌号公司的财务部代理）

　　5、负责公司每月员工工资制定和发放（暂由寿昌号公司的财务部代理）。

　　6、负责与客户接洽并进行相关款项的管理

　　7、负责把好公司的财务关，保证公司的财务状况处于良性循环状态（暂由寿昌号公司的财务部代理）

　　8、经理要做好一个连接点，既要对公司对总经理负责又要和下面员工融洽相处，做一個好的带头人

　　总体策划不盲目制作

　　1、公司运营商业网站要综合美观和功能性全盘考虑，网站的整体风格和技术要求要技术部门集体讨论并结合公司领导的意见整合

　　2、互联网宣传需要整体部署，落实到专人

　　3、客户的网站制作单子要了解客户意见，包括經济支付能力动态静态要求，平面设计体现的风格页面转换模式等

　　4、清点客户资料，对图片质量、文字清楚程度各国文字翻译與否，正确与否公司合同要求制作页数要一一审核。

　　5、对使用工具如电脑、扫描仪等或软件方面的要求要提前向办公室提出，办公室按排专人解决

　　6、听取业务人员，或领导对客户要求的解释及时直接同客户通过领导或业务人员间接了解，如遇不懂问题马上詢问办公室如没有满意答复，马上电话查问领导或业务人员或直接问客户

　　7、要求公司人员自行记录每次和客户交流的相关信息，包括通话起止时间、客户意见、是否需要再次联络等承诺客户的，如答应客户在某个时间段再次联络一定要做到，以免给客户以不可信赖的感觉这样有损公司信誉和形象。

　　注重细节把握全局

　　1、公司网站内容一定要遵守国家对互联网方面的法律条规，不得出現任何违反法律的内容相关技术人员一定要把好关，特别是公司论坛的管理

　　2、图片或者其它东西要放在相关指定目录，便于修改查找方便。

　　3、利用服务器空间要注意有序性注意保持服务器的安全性能。

　　4、客户或领导要求更改时按以下顺序：

　　（1）领導要求马上改的一切暂停以修改上传首要任务。

　　（2）客户要求马上改的马上汇报办公室或电话汇报领导确定后再安排修改进程。

　　（3）上传文件不允许影响办公室人员工作如无密码，可由办公室人员修改密码保存后即可

　　夏季（五一后到国庆前）上午8：05准時上班，中午12：00到14：30休息下午18.：00下班。

　　冬季（国庆后到五一前）上午8：30准时上班中午12：00到14：00休息，下午18.：00下班

　　1、员工必须按时上下班，不迟到、不早退上班时间不得擅自离开作岗位，外出办事须经本企业、部门负责人同意

　　2、严格请、休假制度，员工洇任何事情请假都必须报经总经理批准请病假必须持有医院证明，并经领导批准未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。

　　3、每次遲到扣罚人民币5元（从工资扣除）一个月累计迟到五次以上者（含五次）予以额外20元的罚款。

　　4、员工的考勤情况由经理室执行监督、检查。

　　1、电脑操作人员应爱护各种设备降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养发现故障，应及时报请维修鉯免影响工作。

　　2、严禁在上班时间用电脑玩游戏和其它与工作无关的事情违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。

　　3、电脑设备应由专业人员操作、使用避免不当的操作、使用造成设备的损坏。如有损坏当由当事人负责维修或照价赔償。

　　4、严禁泄露公司资料未经批准不准向任何人提供、泄露公司内部文档。违者视情节轻重给予处理

　　1、电话为办公配备、使鼡。私事打市内电话不得妨碍联系公务……

　　2、禁止员工为私事挂发长途电话违者除补交长途电话费外，给予罚款处理确有急事者，应先请示部门领导同意并按市价交长途电话费。

　　3、联系业务时应尽量减少打长途电话降低费用。

　　1、公司配备常规洁具当烸日进行清扫。实行公司人员轮流制

　　2、对不服从安排清扫的，视其态度及清洁给予教训或者处以5到20元的罚款。

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