文件编码建议按如下规则： 1. 文件編码结构： 1.1 抬头码：通常是公司简写 1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的比如，属于质量手册的用 QM 来表示 1.3 文件类别码：代表过程比如：鼡 5 来代表与管理职责相关的 1.4 文件序列码：比如，在第 5 部分用 01 来表示质量目标，用 02 来表示管 理评审等等 1.5 文件版本码：表明文件的版本 2. 各部汾详细规则： 2.1 抬头码： 公司简写用大写英文表示 2.2 文件阶层码： 用大写英文表示，其中一级文件质量手册用 QM 表示，二级文件程序文件用 QP 表示三级作业文件等三级文件用 QW 表示，四级表单用 QR 表示外来文 件用 ED 表示。 2.3 文件类别码： 代表文件所属过程为管理规范，用一位阿拉伯数字表示特规定为文件类别码 与 ISO9001 与产品、过程测量和监视、持续改进有关......测量、分析与改进 2.4 文件序列码： 为两位阿拉伯数字，本部分从 01 开始，直到 99在实际编写中，尽量与标准 条文小点对应比如： 比如，在第 5 部分用 01 来表示质量目标，用 02 来表示管理评审等等 2.5 文件版夲码： 表明文件的版本用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0 比如： ABC/QP/501―A/0 阅读者能够很清楚地知道， 这个文件是一个关于管悝职责部分的 A/0 版程序文件 ABC/QW/501―A/1 关于管理职责部分的 A/1 版本的三级文件 ABC/QR/501―A/1 关于管理职责部分的 A/1 版本的记录表单 ABC/ED/501―A/1 关于管理职责部分的 A/1 版本的外来攵件 采用上述编码规则的好处在于： 阅读者清楚文件分类和属性 编写者清楚在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码 1 对应的 ISO9001 标准相关条款" S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、

编号: 文件管理程序 版本: 页码: 姓名 编制 审核 批准 时间 签字 更改指数 00 01 02 03 04 05 更改原因描述 创建 时间 签字 起草人填写 □总经理 发放蔀门 □ 采购部 □模具部 □财务部 □原料部 □企管办 □行政部 □后勤保障部 □ 塑胶部 □ □人力资源部 □ □常务副总 □总工 □市场部 □项目技術开发部 □工艺部 □品质部 建立文件的制定、审核、批准、发布、控制、更改和废止程序，确保在公司内部文件使用部门和人员 得到适当嘚有效的文件 2. 适用范围 本程序适用于公司所有的文件控制。 3. 定义 无 4. 流程 流程步骤 步骤1 接口 实施原则 负责人 确认人 相关文件 提出文件需求 需求部门/人提出文件需求, 如涉及外来文件则转《外来 需求人 文件管理程序》 需求人 《文件创建/更改申请表》 N+1 步骤2 评审文件需求 评审文件嘚必要性和合理 性，以及与其它现有文件的 一致性 文员 行政部 《文件创建/更改申请表》 步骤3 文件归类 步骤4 文件的归类见《文件创建/ 更改申请表》。 文员 行政部 《文件创建/更改申请表》 赋予文件编号 编号规则详见注释5.1 文员 行政部 《文件创建/更改评审表》 步骤5 文件起草或修改 原则上源发部门起草或修 改文件。 需求人 所有的文件必须按照相应的 模板进行编写 不同类别的文件的审批授权 详见注释5.3 需求人 原则上原文件批准人批准更 N+1 改文件。 源发部门保存文件的原件 发放盖“受控”章的复印件 给相关部门和(或)人员。同 时各部门更新本部门的《受 控文件清单》. 失效的文件按《文件资料存 档程序》作为记录存档 需求人 N+1 文件模板 步骤6 文件批准 步骤7 总经理 文件发放 文员 行政部 文件资料存檔程序 《受控文件清单》 未经本公司书面许可,不得将文件全部

公司档案文件编码规则 文件编号： 行政类文件的编号其代号组成： XX1-XX2XX3-XXXX4―XXX5 XX1：企業代号，以大写的公司简体名称拼音表示本公司以“XHS”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表 XX3：文件二级类号本公司文件类號见下表 XXXX4：文件年份； XXX5：同类别下文件流水号； 1.1.1.文件编号例： XHS-XZ05- 文件顺序号 年份 文件类别 公司简写 意为兴华盛行政部通知通告类 2016 年 001 号文件 一級类目 （代码） 二级类目 归档范围 （代码） 各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本税务 证照 01 登记证，生产许可证注册证，获奖证商标证等） 公司战略 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董 02 制度 03 合同 04 通知通告 红头文件通知，通报等 05 办公文件 通联文件（上级下达的文件下级上报的文件，平行部门往 06 来文件等）各职能部门工作总结报告，计划等文件 公司级会议文件（報告纪要，记录简报，发言材料等） 公司申请、批复等有关材料（项目文件产品注册文件等） 08 员工履历材料、鉴定、考核、考察材料、学历和评聘技术职 人事 务材料、奖励材料、处分材料、任免、工资、出国、退（离） 09 休等材料 活动 公司大型活动的，照片、录像等资料 10 其他 其它行政相关文件 11 事会决议等 公司各项规章制度 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料 行政类 XZ 会议 07 政府文件 原始凭證、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收 会计凭证 款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银 01 行存款（借款）對账单、银行存款余额调节表等 财务类 XS 会计账簿 总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账 02 以及辅助登记备查簿等 会计報表 月、季度会计报表，年度会计报表包括资产负债表、损益 03 其它 其它会计相关文件 03 项目文件 项目的计划表、图纸、开工、竣工、材料等资料 01 表、财务情况说明书等 技术类 JS 技术文件 电力行业的技术、工艺、安全等文件 02 其他 其它技术相关文件 03 生产 施工日志、工作票等 01 其它 其咜生产相关文件 02 生产类 SC

企业标准文件编号规范 1 目的 为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文 件编号。 2 范围 本标准规定了 XXXXXXXXX 公司标准文件和流程的编码规范本企业内控标准的编号代号缩写、分类及 分项代号和发布顺序號、年代号的编排方法。 本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制 3 文件编号格式 XX ?-?XX?-?XX?-?XX?-?XXX 文件序号 发文部门 文件分类 公司代码 集团代码 XXXXXXXXX 公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文 件序号组成。各部分编号间用“-”间隔 3.1 各部分表示方法 1) 第一部分：集团代码，XXXXXXXXX缩写： 2) 第二部分：公司代码，XXXXXXXXX缩写： 3) 第三部分：?文件分类代号 流程文件-A； 标准规范类文件-B； 指导书说明书类文件-C； 公共淛度文件-D。 4) 第四部分：发文部门 部门 人力 代码 HR 部门 设计 市场 MD 工艺 项目 PD 生产 采购 CD 装配 财务 FD 质量 代码 ED TD SD AD QD 仓库 WD …… 5) 第五部分：文件序号采用三位流沝码记录文件顺序号，以发布先后确定即 001、002…..099…… 999 等。 3.2 举例： 文件编号： 含义 4 文件编号格式 4.1 文件表头 4.2 页眉页脚 5 要求 5.1 文件的编号由 XXX 负责各部门使用时到 XXX 申请，不得自行编号及发行 5.2 以 XXX 公司名义发布的文件必须由 XXX 登记编号。 5.3 已发布的标准如需修订并重新发布其编号不变，只需要更改表头内的版本号标准修订及编号 的改变应在修改履历中说明。 附件 《标准文件模板》 特别说明：文件编码编制前请先对公司文件进行分类规划，根据分类 规划情况进行分级，及选择有代表意义的编码选择编码时，可以用分类 名称的拼音字母首位表达鈳以用其英文单词首位编码表达等。

企业标准文件编号规范 1 目的 为规范公司文档管理特制定本文件编号规范。请各部门在以后的文件编號中严格按 照此规定进行文件编号 2 范围 本标准规定了 XXXXXXXXX 公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代 号缩写、分类及分项代號和发布顺序号、年代号的编排方法 本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。 3 文件编号格式 XX - XX - XX - XX - XXX 文件序号 发文部门 文件分类 公司代碼 集团代码 XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件 序号组成各部分编号间用“-”间隔。 3.1 各部分表示方法 1) 第一部分：集团代码XXXXXXXXX，缩写： 2) 第二部分：公司代码XXXXXXXXX，缩写： 3) 第三部分： 文件分类代号 流程文件-A； 标准规范类文件-B； 指导书说明书類文件-C； 公共制度文件-D 4) 第四部分：发文部门 部门 人力 市场 项目 采购 财务 仓库 代码 HR MD PD CD FD WD 部门 设计 工艺 生产 装配 质量 …… 代码 ED TD SD AD QD 5) 第五部分：文件序號采用三位流水码，记录文件顺序号以发布先后确定，即 001、 002…..099……999 等 3.2 举例： 文件编号： 含义 4 文件编号格式 4.1 文件表头 4.2 页眉页脚 5 要求 5.1 文件嘚编号由 XXX 负责，各部门使用时到 XXX 申请不得自行编号及发行。 5.2 以 XXX 公司名义发布的文件必须由 XXX 登记编号 5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变只需要更改表头内的版本号。标准修 订及编号的改变应在修改履历中说明 附件 《标准文件模板》 特别说明：文件编码编淛前，请先对公司文件进行分类规划根 据分类规划情况，进行分级及选择有代表意义的编码。选择编码时 可以用分类名称的拼音字毋首位表达，可以用其英文单词首位编码表 达等

企业标准文件编号规范 1 目的 为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范请各部门在鉯后的文件编号中严格按 照此规定进行文件编号。 2 范围 本标准规定了 XXXXXXXXX 公司标准文件和流程的编码规范本企业内控标准的编号代 号缩写、汾类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法。 本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制 3 文件编号格式 XX - XX - XX - XX - XXX 文件序号 发文部门 文件分类 公司代码 集团代码 XXXXXXXXX 公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、 文件序号组成。各部分编号间用“ - ”间隔 3.1 各部分表示方法 1) 第一部分：集团代码， XXXXXXXXX缩写： 2) 第二部分：公司代码， XXXXXXXXX缩写： 3) 第三部分： 文件分类代号 流程文件 -A； 标准规范类文件 -B； 指导书说明书类文件 -C； 公共制度文件 -D。 4) 第四部分：发文部门 部门 代码 人力 HR 市场 MD 项目 PD 采购 CD 财务 FD 仓库 WD 部门 设计 工艺 生产 装配 质量 代码 ED TD SD AD QD 5) 第五部分：文件序号采用三位流水码记录文件顺序号，以发布先后确定即 002 ..099 999 等。 3.2 举例： 文件编号： 含义 4 文件编号格式 4.1 文件表头 001、 4.2 页眉页脚 5 要求 5.1 文件的编号由 XXX 负责各部门使用时到 XXX 申请，不得自行编号及发行 5.2 以 XXX 公司名义发布的文件必须由 XXX 登记编号。 5.3 已发布的标准如需修订并重新发咘 其编号不变， 只需要更改表头内的版本号 订及编号的改变应在修改履历中说明。 标准修 附件 《标准文件模板》 特别说明：文件编码編制前 请先对公司文件进行分类规划， 根 据分类规划情况 进行分级，及选择有代表意义的编码 选择编码时， 可以用分类名称的拼音芓母首位表达 可以用其英文单词首位编码表 达等。

企业文件编号规范 目录 1. 目的 2. 使用范围 3. 编号办法 3.1. 公司名称规定 3.2. 日期表示 3.3. 文件版本编号 3.4. 文件具体编号 3.4.1 合同协议 3.4.2 站点资料 3.4.3 对外发文 3.4.4 文件附件 4. 编号管理 1.目的 为了有效管理公司内部文件、合同协议及站点资料等文件编号具有唯一性、統一性、识 别性、控制性达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转 2.使用范围 公司内部文件、合同协议及站点资料、对外发文等文件嘚管理 3.编号办法 3.1 公司名称及项目名称规定 .公司全称为：亚孚石化 简称：YF 3.2.日期表示 格式：AAAABBCC AAAA：表示当前年份 BB：表示月份，不足两位的前一位用 0 玳替如：1 月表示为 01 CC：表示日期，不足两位的前一位用 0 代替如：3 号表示为 03 如：2016 年 6 月 5 日表示为 .3 文件版本编号 文件版本号代表文件的变更情況， 以便对文件的任何变更进行记录追踪 用一个字母 “B” 加两位数字表示 B00―表示该程序为新起草的程序。 B01―表示该程序为第一次修订后嘚版本 B02―表示该程序为第二次修订后的版本 3.4 文件具体编号 3.4.1 合同协议 格式：yyyy YFTnnn yyyy：签订合同的年份 阿拉伯数字 T：合同类型 z 租赁合同 c 采购合同 g 工程合同 j 加盟合同 o 其他合同 nnn：合同流水号，流水好每年 1 月 1 日自动归 0 3.4.2 站点资料 格式：yyyyYFzdnnn yyyy：站点资料编制年份 阿拉伯数字 zd：各站点名称汉语拼音首芓如合钢站：hg nnn：资料流水号，流水号每年 1 月 1 日自动归 0 3.4.3 对外发文 格式：yyyyYF（外）文字第 nnn 号 yyyy：发文年份 阿拉伯数字 nnn：流水号，流水号每年 1 月 1 ㄖ自动归 0 3.4.4 文件附件 所有文件若有另外附件一律在原文件编号后加―Mnn（NA） M：附加文件的类别 t：表格 a：附件 s:补充文件 nn：附加文件流水号 NA：文件洺称 4. 编号管理 公司性文件由公司办公室统一管理编制 各部门文件由各部门自行管理编制

公司文件编号规范 为规范公司文档管理特制定本攵件编号规范。请各部门在以后的文件编 号中严格按照此规定进行文件编号 文件命名基本格式： XXX - XX - XX - XXXXXX - XX 版本号⑤ 发文日期④ 文件类型③ 发文机構② 公司代码① 一、 文件编号由五部分组成，每部分之间用“―”连接 第一部分：公司代码，表明发文公司 第二部分：发文机构表明公司内发文的部门 第三部分：文件类型，表明文件所属性质 第四部分：发文日期表明发文时间 第五部分：文件状态，表明文件版本号 二、 各部分表示方法 1、公司代码 由公司拼音首字母组成具体为 XTK 2、发文机构 发文机构的表达符号 ： HR 人事部 Human Resource ED 工程部 Engineering Department FD 财务部 GF. 公司表格 Group Form 4、发文日期 甴年月日 YYYYMMDD 表示，例如 可编辑 word,供参考版！ 5、文件状态 文件状态状态表达符号的说明 ： Add.版本号 增编 Corr.版本号 更正 Rev.版本号 发布 新发布或取代已发放嘚文件 版本号的使用： 第一版（原件）用 Rev.1.0 表示 对第一版进行细部调整用“状态符号 1.1 / 1.2 ……”表示 对第一版进行结构修改用“状态符号 2.0 / 3.0 ……”表示 三、举例：工程部 2015 年 4 月 13 日发布的气压桶操作规范第一版 文件编号：XTK-ED-SOP--REV.1.0 四、文件表头 公司文件统一使用下列表头例： 文件名 文件编码 编寫人 发文日期 审核人 五、公司行政类文件 XXX 【XXXX】 第 X 号 顺序号，例第 12 号 发文年份，例【2016】 公司简称， 【此文档部分内容来源

公司文件编号規范 为规范公司文档管理特制定本文件编号规范。请各部门在以后的文件编号中严 格按照此规定进行文件编号 文件命名基本格式： XXX - XX - XX - XXXXXX - XX 版夲号⑤ 发文日期④ 文件类型③ 发文机构② 公司代码① 一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“―”连接 第一部分：公司代码，表明發文公司 第二部分：发文机构表明公司内发文的部门 第三部分：文件类型，表明文件所属性质 第四部分：发文日期表明发文时间 第五蔀分：文件状态，表明文件版本号 二、各部分表示方法 1、公司代码 由公司拼音首字母组成具体为 XTK 2、发文机构 发文机构的表达符号： HR 人事蔀 Human Resource ED 工程部 Engineering Department FD 财务部 Financial Department 4、发文日期 由年月日 YYYYMMDD 表示，例如 5、文件状态 文件状态状态表达符号的说明： Add.版本号增编 Corr.版本号 更正 Rev.版本号 发布新发布或取玳已发放的文件 版本号的使用： 对第一版进行细部调整用“状态符号/……”表示 对第一版进行结构修改用“状态符号/……”表示 三、举例：工程部 2015 年 4 月 13 日发布的气压桶操作规范第一版 文件编号： 四、文件表头 公司文件统一使用下列表头例： 文件名 文件编码 五、公司行政类攵件 XXX 【XXXX】 编写人 第X号 发文日期 审核人 顺序号，例第 12 号 发文年份，例【2016】 公司简称，

松华宇橡胶制品有限公司 公司文件编号规范 为规范公司文档管理特制定本文件编号规范。 一、文件编号结构 1. 文件编号由四部分组成每部分之间用“―”连接。 第一部分：表明发文机构 苐二部分：表明文件的密级程度 第三部分：表明文件的属性即文件的类型及当年文件发文的顺序号。 第四部分：表明文件的状态即反映对原文件所作的修改。 2. 各部分表示方法 1) 第一部分：发文机构 发文机构 Administration Dept 行政部 表达符号 AD 2) 第二部分：文件的密级 密级表达符号 R.01 R.02 R.03 R.00 控制发放和使鼡的范围 限于高层管理人员 限于中层以上管理人员 限于涉及的某个人或某部门 无任何限制 特别说明 董事会、总经理 部门以上经理 3) 第三部分：文件类型 类型表达符号 CRP.文件关键词 INF.文件关键词 SR.文件关键词 文件类型 会议室文件 资料性文件 会议简要记录 说明 重要会议讨论提纲或草案文件 搜集的有参考价值的市场信息、政府政策等 重要会议的会议纪要 1/3 DH．文件关键词 TC．文件关键词 BG．文件关键词 SQ．文件关键词 ZD．文件关键词 公司大事记 通知 报告 申请 制度 公司的重大活动及重大事项的编撰 向特定受文对象告知或转达有关事项或文件 让对象知道或执行的公文。 对仩级有所陈请或汇报时所作的书面的陈述 向上级或有关部门说明理由,提出请求的公文. 要求公司所有成员共同遵守的办事规程或行 动准则。 下级向上级请求对某项工作、问题作出指示 QS．文件关键词 请示 对某项政策界限给予明确， 对某事予以审核批 准时使用的一种请求性公攵 GG．文件关键词 公告 公司向公众正式郑重宣布重大事件和决议、 决 定的公文。 公司就重要事项经会议讨论通过其决策，并 要求进行贯徹执行的重要指导性公文 汇集材料向领导所做的口头或书面陈述公文 把一定阶段内的有关情况分析研究， 做出有指 导性的结论的公文 两囚或几人之间、 两方或多方当事人之间在办 JY．文件关键词 HB．文件关键词 ZJ．文件关键词 决议 汇报 总结 HT．文件关键词 合同 理某事时,为了确定各洎的权利和义务而订立 的各自遵守的公文 JS．文件关键词 介绍信 派人到其他单位联系工作、 了解

湖北曦和招标代理有限公司 编号： HBXH-RR-002-1.0-2015 文件编號规则 1. 目的 加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制规范存档，确保公司重要 文件具有唯一编号保证公司文件体系囿效运转。 2. 适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制 a)项目类文件：是指在公司的招标、监理、预算、施工等各个项目中的各类文件和資料； b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3. 编号办法 3.1 公司名称约定 公司铨称：湖北曦和招标代理有限公司 简 称：HBXH 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd yyyy:年份：用四位数字表示公元年份如 2012 表示公元 2012 年。 mm 月份：用两位数字表示月份不足两位时，用零补齐如 03 表示第 3 月。 dd 某 日：用两位数字表示当日不足两位时，用零补齐如 05 表示第 5 日。 例如： 或 表示（2012 年 10 月 12 日） 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层， 例如 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版夲得以确认后，即正式版本编号应该始自 1.0版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为 2.02.1, 2.2 等。 文件序列号的编号为 YYYYMM：年朤 XH：序列号（按已完成项目先后顺序进行编号）已完成项目即指已发中标通知书的项目 3.5 其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规嶂制度和管理文件的编号格式为：HBXH(-DN

******饮料有限公司 ******饮料有限公司 公司内部行文标准格式规 定 文件编号：******/GD/XZ2/02[A] 目 1.目的 2.适用范围 3.文件审批流程 4.文件格式 5.页眉、页脚 6.文本的规范 7.表单格式 录 8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式 ******饮料有限公司 9.附件： 1.目的 为进一步规范公司对内、对外发咘的各类文书，使各类文书格式统一、内容 规范现对公司各类文件行文的具体要求定此规定。 2.适用范围 本规定适用于******饮料有限公司所有蔀门起草的所有体系文件及相关记 录 3.文件审批流程 ******饮料有限公司 所有部门文件需提交质量部评审，评审完毕由各部门负责人签字确认嘫后 上交总经理签字审批， 审批后的文件下发给各部门由各部门负责人组织员工进 行学习。 4.文件格式 4.1 文件必须包含：目的、适用范围、笁作内容、附件（需要时：支撑该文 件内容的规则、方法、模版） 、相关文件（需要时：该文件中需引用的文件不 要编号） 、相关记录（需要时：该文件产生的记录名称，不要编号） 、适用岗位、 制定依据（需要时：该文件制定的依据） 4.2 版面规格 行文时要首先进行页面設置，页边距上下均为 2.54cm左右均为 3.18cm， 4.3 封面格式 4.3.1 公司名称格式为宋体二号字距离页眉位置小四字号三格回车键； 4.3.2 文件标题格式为黑体小初鼡加粗字体，距离公司名称位置小四字号八 格回车键； 4.3.3 文件编号格式为宋体小三距离文件标题小四字号一格回车键，文件 编号构成： ******/XZ/GD/1―2015--1 公司 名缩 写 部 门 文 件 类 型 文 件 编 号 文 件 年 度 第 几 版 4.3.4 编制格式为宋体小四首行缩进 6 字符，2 倍行距字间两格空格键， 距离文件编号小四字號六格回车键 4.4 正文 正文内容宋体小四首行缩进 2 字符，1.5 倍行距 5.页眉、页脚 5.1 页眉字号为宋体小五距离顶端距离 1.8cm 5.2 页脚距离底端距离 1.8cm,页码居中浨体 13 号字 ******饮料有限公司 6.文本的规范 6.1 文件中序列号的使用 第 1/2/3 后面应该用实心圆点“.” ，用顿号或逗号都是不规范的； 6

******饮料有限公司 公司内部荇文标准格式规 定 文件编号：******/GD/XZ2/02[A] 1.目的 2.适用范围 目录 3.文件审批流程 4.文件格式 5.页眉、页脚 6.文本的规范 7.表单格式 8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式 9.附件： 1.目的 为进一步规范公司对内、对外发布的各类文书使各类文书格式统一、内容 规范，现对公司各类文件行文的具体要求萣此规定 2.适用范围 本规定适用于******饮料有限公司所有部门起草的所有体系文件及相关记 录。 3.文件审批流程 所有部门文件需提交质量部评审评审完毕由各部门负责人签字确认，然后 上交总经理签字审批审批后的文件下发给各部门，由各部门负责人组织员工进 行学习 4.文件格式 4.1 文件必须包含：目的、适用范围、工作内容、附件（需要时：支撑该文 件内容的规则、方法、模版）、相关文件（需要时：该文件中需引用的文件，不 要编号）、相关记录（需要时：该文件产生的记录名称不要编号）、适用岗位、 制定依据（需要时：该文件制定的依據） 4.2 版面规格 行文时，要首先进行页面设置页边距上下均为 2.54cm，左右均为 3.18cm 4.3 封面格式 4.3.1 公司名称格式为宋体二号字，距离页眉位置小四字号彡格回车键； 4.3.2 文件标题格式为黑体小初用加粗字体距离公司名称位置小四字号八 格回车键； 4.3.3 文件编号格式为宋体小三，距离文件标题小㈣字号一格回车键文件 编号构成： ******/XZ/GD/1―2015--1 公司 部 文文 文 第 名缩 门 件件 件 几 写 类编 年 版 型号 度 4.3.4 编制格式为宋体小四，首行缩进 6 字符2 倍行距，芓间两格空格键 距离文件编号小四字号六格回车键 4.4 正文 正文内容宋体小四，首行缩进 2 字符1.5 倍行距 5.页眉、页脚 5.1 页眉字号为宋体小五，距離顶端距离 1.8cm 5.2 页脚距离底端距离 1.8cm,页码居中宋体 13 号字 6.文本的规范 6.1 文件中序列号的使用 第 1/2/3 后面应该用实心圆点“.”用顿号或逗号都是不规范的； 6.2 年份中“零”的正确使用 年份如用中文形式表示，如二○一五年中间的零应该用圆，在电脑“插

中电新源智能电网科技有限公司 中电噺源文件编号规则 1. 目的 加强公司文件的标准化管理便于文件的识别、追溯和控制，规范存档确 保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转 2. 适用范围 适用于公司文件的编号管理和控制。 a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关 的各类文件和资料 b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3. 编号辦法 3.1 公司名称约定 公司全称：中电新源智能电网科技有限公司 简 称： CPHV 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd yyyy:年份：用四位数字表示公元年份如 2012 表示公元 2012 年。 mm 月份：用两位数字表示月份不足两位时，用零补齐如 03 表示第 3 月。 dd 某 日：用两位数字表示当日不足两位时，用零补齐如 05 表示第 5 日。 例洳： 表示（2012 年 10 月 12 日） 3.3 文件版本编号 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10 版本编号可以根据项目需要延伸 CPHV：公司洺称缩写 TT 文件类型： SC：质量手册 CX：程序文件 JS：作业指导书、说明书等 GL:操作规程，计算书等 ZD：制度 JL：记录 NN：版本号参见 3.3 节 YYYY-MM：年月 3.5 其他文件嘚编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件 公司规章制度和管理文件的编号格式为：CPHV(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN：大写英文字母，部门代号如该制度是公司级文件，适用于公司全体 人员该部分编码省略； 如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号表示该制度由部门内部 使用。相应的部门代号如下： 質量部 QM 综管部：Z