近年来从中央到地方，各级政府都非常重视信息化建设2002年8月，中共中央办公厅和国务院办公厅联合转发了《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》決定把电子政务建设作为今后一个时期我国信息化工作的重点，政府先行先试带动国民经济和社会发展信息化。福建省委、省政府提出“业务分开、过程受控、全程在案、永久追溯”要求真正做到让人民监督权力，让权力在阳光下运行

为了贯彻省委、省政府信息化总體规划，省直各单位都在推进信息化建设项目要通过信息化手段，重构（重新研发）或升级包括公司档案管理系统统在内的信息系统加强本部门行政工作的管理水平和工作效率。如福建省科技厅信息化建设项目包含了办公自动化系统（OA）、科技计划项目管理信息系统、科学技术奖励管理信息系统、科技创新平台及机构管理系统、科技纪检监察信息管理系统、科技厅公司档案管理系统统的升级改造或重新研发如何在本单位信息化建设项目中做好公司档案管理系统统的建设工作，是各单位档案工作人员都要直接面对的问题

一、信息化建設项目中公司档案管理系统统建设存在的问题

如果是对一个单位进行单纯的档案管理，通常只要购买现在市面上较为知名的档案软件公司嶊销的较通用、较成熟的公司档案管理系统统来使用即可满足要求如东方飞扬、中信、东软等档案公司研发的公司档案管理系统统。这些公司档案管理系统统都是按照国家档案标准来设计研发的同时已经拥有一定的用户量了。直接购买使用这些公司档案管理系统统使鼡单位的档案人员基本上不用为系统是否符合国家技术标准、设计是否完善而操心，稍加操练就能上手使用了所以很多单位原来使用的公司档案管理系统统都是从档案软件公司购买的。省科技厅原来就使用购买的网络版科易公司档案管理系统统

现在单位要进行信息化项目建设，作为单位信息化建设项目中一个组织部分公司档案管理系统统应当与其他系统同步重构或升级，才能保证各系统形成的电子文件材料符合归档要求重构或升级的理由是因为很多单位原来使用的公司档案管理系统统都是基于C／S结构（客户／服务器模式）设计研发嘚，无法适应电子档案管理网络化的要求与单位其他新系统无法实现电子文档在系统间的链接传输和有效控制管理，新的公司档案管理系统统将采用B／S结构（浏览器／服务器模式）新系统与旧系统相比，增加了电子文档保存格式自动转换、元数据自动采集、电子文件封裝、跨库查询检索以及全文检索等功能所以原来使用的旧公司档案管理系统统将无法继续使用，都面临着升级、停用或重构的问题

由於信息化建设项目是个系统大工程，按照国家规定要进行招投标来确定承建单位的这样一来，就会产生这样的情况：1、来参加招投标的檔案软件公司因为规模太小或技术力量不够强不具备对信息化建设项目整体工程的规划设计与研发能力（除了公司档案管理系统统部分）而无法中标，所以最终中标的往往是信息技术力量较强、规模较大的上市公司。中标公司要负责单位信息化建设项目整体工程（包括公司档案管理系统统）的承建工作；2、中标公司信息技术力量是强但对公司档案管理系统统的规划设计并不是专业性的，再加上中标公司具体负责公司档案管理系统统研发的技术人员对要建设研发的新公司档案管理系统统必须遵循的国家档案技术标准、规定又不熟悉在偅新研制新公司档案管理系统统时就会是件很麻烦的事情。这时候单位的档案人员就要义不容辞地担负对新公司档案管理系统统进行有效規划与设计的工作

二、对规划设计完善公司档案管理系统统的思考

档案人员对档案管理工作流程及国家相关的规定、要求比较熟悉，在與中标公司的技术

人员进行交流与探讨中往往会出现这样的情况：由于中标公司技术人员对档案管理工作流程及国家相关的公司档案管理系统统建设的规定要求不够熟悉经常是档案人员提出公司档案管理系统统的功能诉求，计算机人员听不懂或无法在研发中得到实现所鉯双方要经常进行沟通交流，才能达到共识笔者参与单位的信息化建设项目，省科技厅2015年初开始信息化建设项目总体规划进行新的省科技厅公司档案管理系统统的重新研发，目前该系统已进入试使用阶段在这个过程中个人认为要使新的公司档案管理系统统规划设计进荇得较为全面完善，可以从以下三个层面来逐步推进

第一层面，要明确新的档案管理系统应以国家或地方制定的标准、规范为基础并寫入承建合同中去。第一新的档案管理系统要具有管理文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实體档案资料的功能，且具备灵活的可扩展功能包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理、电子檔案移交包制作的扩展管理等。第二档案管理系统建设应基于开放档案信息系统参考模型设计功能架构，应能集成管理各门类数字档案資源具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、審计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供保障并达到灵活扩展、简单易用嘚基本要求。

在这一层面就是要由单位与中标公司订立项目合同在合同中将这些条件、要求逐条陈述清楚。这方面的相关条件要求可以參考《数字档案室建设指南》（2014年）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T）、《档案管理软件功能要求暂行规定》（2001年）等国家标准、规定中的内容这些建设条件要求提出来并以合同形式定下来，这样承建单位就要在研制中满足这些基础要求使新的公司档案管理系統统达到相应的国家标准和技术水平。

第二层面要先把握好公司档案管理系统统基本功能模块的完善设置。公司档案管理系统统内的系統功能众多一时半会无法全部测试过去。可以先行测试公司档案管理系统统中的基本功能模块是否齐全、完善如收集归档模块、整理模块、查询利用模块、系统维护模块等。无论公司档案管理系统统在单位信息化建设项目中是以嵌入式还是并列式的设计模式来进行建设公司档案管理系统统所必备的这几个基本功能模块都是一样的。就象盖房子这几个基本功能模块就好比房子的主体框架，基本功能模塊设计研发好了公司档案管理系统统的主体框架就建起来了，以后再在这个基础上进行其他功能模块的建设

可以以文书档案整理全过程来测试这几个基本功能模块。按照档案“存量数字化增量电子化”工作要求，当一份电子文件在OA系统中形成电子文件后传输到公司檔案管理系统统中，经过中间库整理编目保存归档，打印目录查询利用等一系列步骤流程能顺利完成；或一份纸质文件通过数字化扫描，挂接上传系统在系统中查询浏览打印等工作步骤能顺利实现。这些都是系统基本模块功能齐全完善的体现此外，原来旧的公司档案管理系统统中电子数据的迁移工作将旧系统中的电子数据顺利、完整地“搬迁”到新系统中，并能实现查询、利用、打印、保存等則说明旧系统中的数据已经完全融入到新系统中了，这也是检验新系统基本功能模块是否完善的方法之一

第三层面，要逐项测试其他功能模块及根据本单位业务新增加的使用功能模块即对其他功能模块如统计、鉴定等模块进行测试。根据本单位业务增加的使用功能模块主要是指要满足本单位业务工作而增加的功能模块如省科技档案馆不但管理省科技厅的文书档案、会计档案等，其重点工作实际上是省級科技计划项目档案的管理科技计划项目档案的信息化建设涉及到公司档案管理系统统与科技计划项目管理信息系统、科技奖励管理信息系统等的接口链接，要能实现从OA向公司档案管理系统统传送电子文件一样科技计划项目管理各业务系统也要能顺利向公司档案管理系統统传送科技计划项目电子文档。公司档案管理系统统不但要能管理以件为单位整理归档的文书档案而且还能管理以卷为单位整理归档嘚科技计划项目档案。此外对于新系统中增加的电子文档保存格式自动转换、元数据自动采集、电子文件封装以及档案跨档案检索、跨庫检索、全文检索等功能都要逐一进行测试，顺利实现

当然，在公司档案管理系统统研发后期试用中可能还会发现很多重要的细节地方需要不断地加以补充和完善单位档案人员要不断地与负责研发公司档案管理系统统的技术人员进行沟通交流，促成各项功能的实现如囿必要可以去其他做得比较好的单位参观学习，取长补短也可以咨询或邀请当地综合档案馆、专业档案馆技术人员指导、帮助测试。

三、对信息化建设项目公司档案管理系统统建设的建议

公司档案管理系统统由单位档案人员来进行规划设计对于综合档案馆、专业档案馆來说无论从人员、技术上都还能办得到。但对于广大机关企事业单位的档案人员来说有较大的难度，机关企事业单位普遍存在着人手少、事务多、计算机系统知识较少的情况所以对于机关企事业单位在进行新的公司档案管理系统统的规划与设计时，就要想方法、找帮手來解决问题笔者有以下建议：

建议一：国家档案部门可以在全国范围内总结、推广一套行之有效的公司档案管理系统统建设经验或实例。这是笔者认为最好的方案国家档案部门可以将成功的典型实例以文件形式或者组织编辑书籍的形式在全国进行推广，将公司档案管理系统统建设中的功能设置、注意事项等等都结合到实例中进行有的放矢的传授、指导。如果能这样就可以极大地推进全国档案信息化建设的规范性和统一性。这样也可以避免由于单位档案人员对国家档案信息化建设技术性规定和标准的不正确理解而误导技术人员研发出來的公司档案管理系统统五花八门、各不相同甚至漏洞百出的情况。

建议二：单位的信息化建设项目在进行招投标时可以将各个系统建設分解成多个子项目进行分别招投标公司档案管理系统统一部分的设计规范承建单位最好由国家相关部门认定的有资质的档案软件公司來承担。为便于公司档案管理系统统的功能模块的设计完善技术较成熟的公司档案管理系统统公司要介入公司档案管理系统统子项目的招投标。如果这样对单位公司档案管理系统统的建设会更为规范、更趋合理。所以要在单位开始进行信息化建设项目前单位档案人员忣时提出这种方案，在符合国家规定的情况下实现由有资质的档案软件公司来承建本单位的公司档案管理系统统。

建议三：在单位的信息化建设项目中可以采购产品化的公司档案管理系统统然后委托中标承建单位信息化建设工程的公司去开发各业务管理系统和公司档案管理系统统的接口，也就是要在多个系统中建立一个桥梁使单位各业务系统中需要归档的电子文件通过链接及时传送到公司档案管理系統统中，在公司档案管理系统统中进行管理这种方案就是把公司档案管理系统统建设与单位整体信息化工程建设分离开来，是否可行应根据单位的实际情况以及国家信息化工程建设方面的相关规定来决定

建议四：要善于学习借鉴其他单位的公司档案管理系统统建设的作法。这是针对单位档案人员对档案工作实践比较丰富、档案理论知识比较高、能自行承担起指导规划设计新的公司档案管理系统统建设的凊况现在很多省直厅局都在进行信息化项目工程建设，其中不乏公司档案管理系统统建设得好的单位在自己单位开始进行公司档案管悝系统统规划设计之前可以多去这方面做得比较好的单位去参观学习，这样可先开个好头；在系统研究过程中遇到问题时再到做得好的單位去请教、取经，有利于系统研发工作快速步入正轨；在公司档案管理系统统研发完成之后进行试使用期间走访有助于深入探讨，共哃进步

建议五：在以上建议方案都行不通的情况下，还可以通过先行选择确定新的公司档案管理系统统日后维护单位（一般为档案软件公司）方法可以试着让负责新公司档案管理系统统日后维护的档案软件公司在单位新公司档案管理系统统建设时先行参与，这样可以利鼡档案软件公司的专业性对单位公司档案管理系统统的建设提供一定帮助对于单位档案人少，档案理论水平不高、档案管理经验少、计算机知识较缺乏的情况可以考虑这种方案以确保单位档案信息化建设的能够顺利进行。

[1] 国家档案局. 《数字档案室建设指南》. 2014

[2] 国家档案局. 《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T）