电网建设项目档案管理新模式的探索与实践--《档案事业改革与创新——2013年全国青年档案工作者研讨会论文集》2013年
电网建设项目档案管理新模式的探索与实践
【摘要】：正为贯彻落实国家电网公司关于加快建设智能电网的总体要求,浙江省电力公司全面推进落实"两大四化"工作,即在推进"大电网"建设,提高"大基建"管理的同时,做好基建"标准化"、工程"属地化"、管理"精益化"、手段"信息化"。档案管理部门为保障项目档案管理工作与工程建设项目同步、档案管理要求和"精益化、标准化"管理要求相符合,创新电网建设项目档案管理模式,通过先进的管理手段代替传统的管理方式,用计算机网络化管理贯穿工程档案管理的全过程,将人为因素降低到最少,从而有效地指导工程项目文件材料的收集、整理、归档,努力确保电网建设项目档案的完整、准确、系统和安全有效利用。
【作者单位】：
【分类号】：G271【正文快照】：
为贯彻落实国家电网公司关于加快建设智能电网的总体要求，浙江省电力公司全面推进落实“两大四化”工作，即在推进“大电网”建设，提高“大基建”管理的同时，做好基建“标准化”、工程“属地化”、管理“精益化”、手段“信息化”。档案管理部门为保障项目档案管理工作与工
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电网建设项目文件 归档要求与档案整理规范
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引言：随着&大数据&时代的来临，档案日益成为加快实现治理能力现代化、提升企业核心竞争力的重要内容。传统的企业管理模式随着&互联网+&的普及面临诸多挑战，而企业档案也从传统档案的保管和利用拓展为信息资源的智能化管理。作为电力企业最重要的档案类型之一的电网建设项目档案，加快应用数字化和网络化技术，推进档案信息化建设，也是适应时代和企业发展的必由之路。
关键词：大数据；电网建设；电子档案；
&&&&&&& 1、电网发展对档案工作提出了新要求
&&&&&&& 随着全球能源互联网战略的实施，&十三五&期间国家电网将优化同步电网格局，电网建设任务也会更加繁重。如何整合资源、强化指导，使多个电网建设项目在短时间内完成收集、整理和归档，并提高电网建设项目档案的使用价值和利用效果，是档案部门亟待思考的问题。
&&&&&&& 2、加强电网建设项目档案信息化建设的意义
&&&&&&& 档案信息化管理是利用现代化的技术手段将纸质档案进行扫描，并转化为可用计算机操作使用的电子档案信息库，实现档案信息接收、传递、存储、利用以及信息共享一体化。这是传统实体档案保管模式，向档案数字化形式的转变。
&&&&&&& 2.1提高效率
&&&&&&& 电网建设的快速发展使得电网建设项目档案资料越来越多，传统管理方式不利于查阅和检索，纸质档案多次使用后易造成破损，不利于档案的长期保存，同时利用效率也不高。将传统以纸质载体为主的档案转为机读档案，查阅和检索则更为方便快捷，摆脱了时间和空间的制约，避免了反复印制资料造成浪费，从而提高使用者的工作效率。
&&&&&&& 2.2提升档案价值
&&&&&&& 信息化的档案资源可多平台、重复利用，从而提升了电网建设项目档案信息资源的利用价值，为工程后期改扩建、检修等工作提供信息服务，创造出更好的经济效益。
&&&&&&& 3、以多种举措加强电网建设项目档案信息化管理
&&&&&&& 3.1广泛宣传，增强服务意识
&&&&&&& 加大对电网建设项目档案信息化管理的宣传力度，强化档案管理过程中的服务意识，促使参建单位按相关规章制度完成工作，共同做好电网建设项目档案的信息化工作。同时对参建单位实行相应的奖惩机制，对工作不到位、不及时的单位进行一定的处罚，督促档案信息化工作的有序进行。
&&&&&&& 3.2对纸质档案和电子文件同时提出要求
&&&&&&& 虽然电子文件资料自工作中大量产生和应用，但其凭证和法律作用尚不能取代纸质文件，在较长时间里，电子文件和纸质文件仍将继续并存。因此，目前电力系统也是实行纸质文件资料、电子档案资料双轨运行。在档案交底时，在对纸质资料提出要求的同时，及时向参建单位提出资料数字化的具体要求。要求参建单位依照统一格式、分辨率等扫描资料。预组卷的同时，根据资料组卷情况逐步完成相应资料的数字化，根据工程项目活动不同的阶段，不间断对电子文件的内容、背景等元数据信息进行收集。
&&&&&&& 3.3做好原始数据的采集和归档
&&&&&&& 做好现场资料数据的收集工作，通过扫描仪等设备将施工过程中的技术资料等转化为数字信息进行保存，避免因工期跨度较长造成资料的损坏。之后将电子档案录入档案信息平台，确保纸质文件资料、电子档案资料互相印证、同步完成。
&&&&&&& 3.4实现全程管控的电子档案管理模式
&&&&&&& 电网建设过程较长，涉及参建单位较多，因受工程现场的诸多条件限制，施工过程中产生的一些资料不能通过企业内网及时归档。参建单位使用档案系统的离线客户端可以将施工中产生的资料随时随地进行整理和录入，并实现电子文件的数据挂接。
工程竣工验收后各参建单位可以将离线客户端的数据导入业主的档案信息系统，将实体档案与电子档案同步移交。离线客户端的使用不但提高了工作效率，也不易产生资料缺失。
&&&&&&& 3.5保证数字化过程中档案的质量
&&&&&&& 电网建设项目档案信息化主要将纸质档案进行数字化，纸质档案的数字化是对档案资料进行扫描形成电子文档。档案的数字化管理是一项技术性和专业性较强的工作，在整个档案资料数字化流程中，要保证档案数字化各个环节的高效率和高质量，在具体工作中要注意几个环节：一是在扫描前要对案卷进行预处理，启钉、拆分时保证案卷的平整，排序无误；二是扫描过程要符合相关技术规范，确定合适的扫描方式和文件存储格式，一般文件格式采用PDF格式，其优点在于能跨平台、保留文件原有格式，并且可以将字型、文字、颜色、格式及独立于设备和分辨率的图像图形等封装在一个文件中，该格式支持特长文件，安全可靠性和集成度都比较高。此外，扫描后要保持文件原貌，字迹清晰不失真，幅面摆放端正，无漏扫、错扫信息；三是扫描后加强检查，确保档案原件齐全、完整，装订符合规范，不漏装、错装；四是数字化档案要与纸质档案之间要建立可靠、准确的标识关系，要一一对应，避免产生遗漏或重复现象，最大程度发挥数字化档案的功用和优势。
&&&&&&& 3.6加强过程管控
&&&&&&& 对档案数字化的相关工作指定专人负责，保证工作的连续性。在电网建设项目档案实现&四同时&时，在关键节点检查纸质资料的同时检查资料信息化的情况，对施工过程资料全过程跟踪指导和监督，并在项目管理评价中进行评价排名，纳入考核，促进档案数字化水平的整体提升。
&&&&&&& 4、与&互联网+&结合实现档案智能化管理
&&&&&&& 在大数据环境下，电力企业应积极实践，引进高新技术，利用电力企业优势，将现代科技与传统档案相结合，充分利用信息通信技术和互联网平台，将企业档案室、档案信息资料和用户全面连接，建设高效快捷的档案管理和信息服务体系，实现智慧档案的建设。
&&&&&&& 4.1档案室硬件智能化
&&&&&&& 在硬件方面，要引进物联网技术，将每卷档案贴上电子标签，要调取档案时，可通过档案系统提出借阅需求，由全自动智能档案柜自动选择需要的案卷并送件，档案员只需等待取件即可。所有档案库房安装指纹门禁，只有档案员具有进出权限，可以有效提高档案室的安全性。
&&&&&&& 4.2档案利用服务智能化
&&&&&&& 目前电力企业的档案信息系统已实现查询、借阅所有档案电子文件的功能，有效提高了借阅效率，减少实体档案的调取次数保护了实体档案。随着档案信息管理平台的逐步完善，将进一步实现登记借阅利用、借阅情况统计分析、超期自动催还等功能，为各项工作提供更好的服务。此外，工程图纸是利用率较高的一部分档案，工程现场和工程投产后日常运维工作中目前仍较多的使用纸质图纸，实际工作中十分不方便。可通过云端将工程图纸推送到现场工作人员的手持设备上，随时查询调取，方便现场利用。
&&&&&&& 4.3档案装具管理智能化
&&&&&&& 电网建设项目档案量大，各种尺寸的档案盒等档案装具消耗也较快。通过云计算技术处理，对库存档案装具的进出库增减量进行分析，运算出装具每年的消耗。当装具数量消耗到最低值时，系统可以自动提醒档案人员，及时补充装具，实现对物资的有效管理。
&&&&&&& 4.4档案信息资源的开发和利用智能化
&&&&&&& 传统编研手段落后，资料收集和编研低效、传播方式单一、成果互动性较差，这既不利于档案编研价值的体现和转化，也不利于编研工作的进一步开展。信息化条件下，提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现资源共享，对档案编研工作也起到整合作用，有利于深化档案信息资源的开发，对企业提供利用服务。如通过项目核准文件、初设概算、批准概算、建设管理纲要、工程总结等档案资料中相关信息的搜索和整理，将电网建设项目中的工程规模、工程投资额、参建单位情况、工程建设管理情况、工程建设的目的和意义等内容进行整合和加工，由此形成的编研材料，可较全面体现全省投产工程项目总体情况，方便档案的利用。
&&&&&&& 4.5拓展档案信息资源共建共享渠道
&&&&&&& 目前电力系统各单位的档案信息资源利用仅限于本单位，因而造成相互之间难以有效交换数据，难以实现充分利用。因此，通过管理与技术等方面的协调，实施电力系统内跨单位的档案数据自动化整合，建立系统内档案信息资源共享渠道，为全系统提供全面的档案利用服务。
&&&&&&& 结论：档案管理部门要强化管理意识，创新管理方法，以档案信息化管理为突破口，提升电网建设项目档案的管理水平和质量，使档案工作紧跟信息化发展的步伐，真正实现档案管理的智能化，更好的为企业和社会发展发挥作用。
参考文献：
[1]武晓莉；工程技术档案归档工作现状及对策[J]；山西建筑；2007，（35）
[2]徐章蕊；档案管理信息化建设探讨[J]；青年文学家；2013，（26）
[3]徐小莉；浅谈档案信息化建设的重要意义[J]；赤峰学院学报；2011年3期
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